Functieomschrijving

Voor de pensioen- en vermogensbeheerorganisatie DPS in Heerlen zoeken wij de Bedrijfssecretaris. Het betreft een nieuwe functie als gevolg van de verzelfstandiging van DPS op 1 december 2023. Daardoor ligt er veel uitdaging en ruimte voor eigen initiatief in deze functie. Zo ben je verantwoordelijk voor en de bewaker van de governance binnen DPS en draag je mede zorg voor goede, transparante en efficiënte (besluitvormings) processen op het hoogste niveau van de organisatie (RvC, MT, aandeelhouders en OR).
De ene kant van je rol is betrokkenheid op (strategisch) inhoudelijk niveau, de andere kant is sterk organisatorisch en operationeel.
Je bent flexibel, betrokken en secuur, want de functie is veelomvattend en divers:

Je fungeert als secretaris van het Management Team (MT) en de Raad van Commissarissen (RvC);
Je bent verantwoordelijk voor de organisatie van het MT, de RvC, aandeelhouders en OR vergaderingen. Van het vaststellen van de agenda's in overleg met de bestuurders van DPS, de voorzitter van de RvC en/of de voorzitter van de OR en het overzien van de kwaliteit van documenten en de tijdige verspreiding daarvan, tot het bijwonen en helpen sturen van de vergaderingen, inclusief het opstellen van notulen en het toezicht op de follow-up van acties;
Je controleert en dirigeert de informatiestromen van en naar het MT, de RvC, aandeelhouders en de OR;
Je coördineert en assisteert bij het opstellen van het jaarverslag DPS;
Je zorgt, met de steun van de jurist, dat er wordt gehandeld in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving en dat de bestuurlijke procedures worden gevolgd en regelmatig worden geëvalueerd;
Je houdt de beleidsdocumenten up to date zoals statuten, directiereglement, RvC reglement en verzekeringen van DPS en draagt zorg voor accurate teksten en documenten op de website van DPS;
Je begeleidt en coördineert de DNB en AFM procedures in geval van informatie uitvragen of aan- en afmeldingen voor DPS;
Je beheert de agenda van de Algemeen Directeur en stuurt het team van management assistenten (4) aan.

Functie-eisen

Je hebt een afgeronde (juridische) WO-opleiding; ervaring in de financiële sector is een pré;
Je hebt ervaring met het opereren met en beïnvloeden van senior management en in het managen van een team;
Je hebt affiniteit met en goed begrip van juridische en financiële onderwerpen;
Om succesvol te worden dien je een proactieve, gedreven teamspeler te zijn, die voor hoge kwaliteit gaat. Je bent accuraat, to-the-point, flexibel en presteert goed onder druk. Je kan makkelijk schakelen tussen onderwerpen van zeer uiteenlopende aard (van zeer strategische inhoud tot operationele, administratieve en organisatorische details);
Je hebt zeer sterke sociale en communicatieve vaardigheden (zowel mondeling als schriftelijk) en een goed gevoel voor prioriteiten stellen. Je bent omgevings- en organisatiesensitief en kan gevoelige onderwerpen op een constructieve manier aan de orde te stellen. Bovendien ben je in staat om vooruit te kijken en een signalerende functie te vervullen. Ook win je gemakkelijk vertrouwen op basis van expertise en persoonlijkheid;
Je werkt gestructureerd en georganiseerd en spreekt en schrijft vloeiend Nederlands. Je bent een verbinder en geeft op een natuurlijke wijze leiding. Je hebt tact, bent integer en diplomatiek.

Bedrijfsprofiel

DPS staat dicht bij de pensioenfondsen, werkgevers en deelnemers. Er is veel aandacht voor de samenwerking en interactie om zo goed te kunnen inspelen op klantwensen. De organisatie is in transitie hetgeen nieuwe uitdagingen en mooie kansen met zich meebrengt. Het zien en hierop inspelen wordt gestimuleerd bij de werknemers, zowel in de samenwerking met elkaar als in de individuele ontwikkeling. Dit vertaalt zich ook in een eerlijk en concurrerend beloningsbeleid, waarbij individuele en teamprestaties worden erkend.
Flexibel werken is het uitgangspunt met aandacht voor balans en rekening houdend met persoonlijke behoeften.

Arbeidsvoorwaarden

De arbeidsvoorwaarden bij DPS zijn prima. Naast een goed en passend inkomen is er ook een resultaatbeloning van toepassing. DPS kent een 40-urige werkweek. Vanzelfsprekend is er een goede pensioenregeling waarvan de werkgever ongeveer 75% van de premie voor zijn rekening neemt. Opleidingen worden ruimschoots vergoed in kosten en tijd. Ook is er een flexbudget (MyChoice-budget).