Fondssecretaris

Over deze vacature

Als fondssecretaris vervul je een sleutelrol binnen het fondsbestuur. Jij zorgt ervoor dat de bestuurlijke, secretariële en administratieve processen soepel, zorgvuldig en professioneel verlopen. Je bent het vaste aanspreekpunt voor het bestuur en ondersteunt hen bij alles wat nodig is om goed te kunnen besturen.

In deze rol houd je je onder andere bezig met:

• Het uitvoeren van algemene en fondsspecifieke secretariële en administratieve werkzaamheden, zoals de afhandeling van mail, post en facturen
• Het organiseren en voorbereiden van vergaderingen: je plant data en locaties, regelt de catering, stelt conceptagenda’s op, zorgt dat alle vergaderstukken tijdig beschikbaar zijn en verstuurt tijdig de agenda’s
• Het (op locatie of digitaal) notuleren van vergaderingen, het opstellen van actie- en besluitenlijsten en het verspreiden van deze documenten binnen de afgesproken deadline 
• Het actueel houden van belangrijke fondsdocumenten, en registers bij de Kamer van Koophandel waarbij vaak formele procedures gevolgd moeten worden
• Het afhandelen van declaraties van het bestuur en het verantwoordingsorgaan
• Het beheren en onderhouden van het bestuurdersportaal

Je werkt daarbij nauw samen met de bestuursadviseur en andere collega’s binnen Achmea. Daarnaast heb je regelmatig extern contact met bestuursleden, adviseurs en contractpartijen van het fonds om informatie op te halen en zaken goed af te stemmen.

De afdeling

Je maakt onderdeel uit van het team Bestuursadvies van Achmea Investment Management. De dienstverlening richt zich op een goed advies en goede ondersteuning. Alles met aandacht voor alle pensioenfondsbesturen, fondsorganen, sociale partners en adviseurs door het bieden van excellente ondersteuning. Onze drie speerpunten voor de komende jaren zijn: versnellen volumegroei, een toonaangevende propositie bepalen/neerzetten en verbeteren en digitaliseren. Het verschil maken we niet alleen op inhoud of product, maar vooral door echte aandacht voor (de behoefte van) de klant. De 20 medewerkers van het team Bestuursadvies zijn ervaren medewerkers, die elkaar graag helpen.

Jouw achtergrond

• Je hebt HBO-niveau werk- en denkniveau en termen als “coördineren, structureren, plannen en organiseren” passen bij jou.
• Je hebt bij voorkeur een opleiding op het gebied van pensioen of bent bereid deze alsnog te volgen
• Je bent Klant- en procesgericht: je past je kennis zorgvuldig toe door ervoor te zorgen dat vergaderstukken, procedures en besluiten correct en tijdig beschikbaar zijn voor het bestuur.
• Je bent Zelfstandig & goed in samenwerken: je pakt de werkzaamheden als fondssecretaris zelfstandig op en blijft in verbinding met jouw collega’s van het fondssecretariaat en met de bestuursadviseur en andere betrokkenen.
• Je bent Integer: je handelt zorgvuldig en betrouwbaar door vertrouwelijke informatie correct te verwerken, zoals bij het notuleren van vergaderingen en het afhandelen van declaraties.
• Je toont initiatief en doet bijvoorbeeld verbetervoorstellen aan de interne collega’s.
• Je neemt Initiatief & bent verbetergericht: je ziet kansen voor verbetering en neemt initiatief door processen, documenten en registers actueel te houden en mee te denken over verdere digitalisering

Wat krijg je van ons 

Als medewerker bij Achmea zet jij je elke dag in voor een gezonde, veilige én duurzame toekomst. En daar belonen we je graag voor! Natuurlijk krijg je bij ons een goed salaris, een mooie pensioenregeling mét lage eigen bijdrage (3,25%), 136 verlofuren (op basis van 34 uur per week) én korting op onze verzekeringen. 
Maar er is meer!

34-urige werkweek
Een 34-urige werkweek is bij Achmea de standaard! Je werkt dan bijvoorbeeld 4 dagen van 8,5 uur. Zo heb je nóg meer tijd voor vrijwilligerswerk, een goed boek, mantelzorg óf jouw favoriete sport!  

All You Can Learn
Onder de noemer All You Can Learn volg je opleidingen, cursussen en trainingen. De wereld van leren en ontwikkelen ligt bij ons aan je voeten! 

Klimaatbudget
Ben je langer dan 12 maanden in dienst? Dan krijg je €2.500 netto klimaatbudget (bij fulltime dienstverband) om je huis te verduurzamen, duurzaam witgoed te kopen óf bijvoorbeeld een elektrische fiets aan te schaffen. Dit bedrag is bedoeld voor producten en diensten die een bijdrage leveren aan verduurzaming en verbetering van het milieu.

Healthy initiatieven
Gezond werken vinden we belangrijk, dus zorgen we ook dat dit kan met een berg healthy initiatieven! 

Persoonlijk keuzebudget
Je ontvangt maandelijks een persoonlijk keuzebudget, opgebouwd uit 8% vakantietoeslag, 8,33% eindejaarsuitkering en 3,85% bovenwettelijk verlof. Je kiest zelf op welk moment je dit budget laat uitbetalen, je het gebruikt voor verlofsparen of dat je er vakantie-uren van koopt. 

Over Achmea

Achmea staat voor Duurzaam Samen Leven. Een inclusieve samenleving waarin iedereen meedoet en plezierig en gezond met en naast elkaar leeft, is ons ideaalbeeld. Op een manier die langdurig kan voortbestaan. Goede reden om beter met onze leefomgeving om te gaan en duurzame oplossingen beter bereikbaar te maken. Voor iedereen!